Recibir mercancía y gestionar diferencias

Portada de la Academia Juliá con el título del objeto sobre fondo azul y franja ocre, y el código JUL-C08-O05 — Recepción de mercancía: el punto donde la cadena de suministro se encuentra con tu tienda. Portada de identidad de la Academia Juliá (formación interna).

Llega el repartidor con un palé, te tiende un papel y te pide una firma. Si firmas sin mirar, acabas de dar por buena una cantidad y un estado que no has comprobado: si faltan botes o viene un envase roto, la reclamación ya no se prueba igual y el descuadre de existencias queda dentro de tu tienda. Recibir bien no es un trámite rápido: es el control que evita el 90 % de las diferencias de inventario que aparecen después. Este objeto enseña el procedimiento general de recepción: cotejar el documento, contar y recontar, revisar el estado del envase, identificar el tipo de diferencia, registrarla y tratarla según lo que marque la casa. Lo que hace cada tienda concreta con una incidencia (a quién se avisa, en qué pantalla se anota, si se acepta con reserva o se rechaza en el momento) depende del procedimiento interno de Juliá y está pendiente de validación: aquí se aprende el control, no una ruta inventada.

No firmes conforme lo que no has cotejado, contado ni mirado.
— Regla de la recepción. Lo que no se comprueba en el muelle se reclama después sin prueba, y el descuadre se queda en tu tienda.

Dependencia interna pendiente Este objeto enseña controles generales y verificables de una recepción (cotejo, conteo, estado, clasificación de la diferencia y registro). El procedimiento concreto de recepción, el sistema de registro y las rutas de incidencia de Juliá (quién autoriza una devolución, cómo se abre una reclamación al proveedor, en qué campo se anota) deben confirmarlos la casa: ver §5.3 del plan. Hasta entonces, se marcan como propuesta pendiente de validación y no se afirma ninguna pantalla ni ningún paso interno como si fuera norma.

1 · Qué es recibir y por qué se registra

Recibir es hacer entrar mercancía en la tienda dejando constancia de qué ha llegado de verdad, no de qué decía el papel. Ese «de verdad» es la diferencia entre una existencia registrada correcta y un descuadre que aparecerá en el próximo recuento. Cuando el albarán y la realidad no coinciden, tienes una discrepancia (o diferencia): puede ser una falta, un exceso, un envase dañado, una referencia que no es la pedida o una sustitución no solicitada. Antes de seguir, conviene tener claras las palabras que se usan en el muelle:

PEDIDO: lo que la casa solicitó (por PBA o al proveedor). Es tu referencia de lo que DEBE llegar.
ALBARÁN: el documento que trae el repartidor y que lista lo que el proveedor dice que ENVÍA. Se coteja contra el pedido.
REFERENCIA: el código que identifica producto, formato y acabado. Una referencia distinta NO es lo mismo aunque el bote se parezca.
DISCREPANCIA / DIFERENCIA: cualquier desviación entre lo que llega y lo que debía llegar (cantidad, estado o identidad).
COTEJO: comprobar, elemento a elemento, que albarán, pedido y mercancía física coinciden.
REGISTRO: dejar constancia de la recepción y de la diferencia en el sistema que use la casa, con fecha.

El albarán no es la verdad, es una declaración El papel del repartidor dice lo que el proveedor afirma que envía. Tu trabajo es comprobarlo. Un albarán correcto con mercancía incompleta sigue siendo una diferencia: la firma que pongas debe reflejar lo que has contado, no lo que pone el documento.

2 · El flujo de una recepción, paso a paso

Toda recepción ordenada sigue el mismo recorrido: saber qué se espera, cotejar el documento contra el pedido, contar, mirar el estado, decidir si hay diferencia, registrar y, solo al final, colocar. La figura lo resume en un vistazo.

Diagrama de flujo de la recepción con ocho pasos: previsión, cotejo, contar, estado, ¿diferencia?, registrar, tratar y colocar, con la regla crítica de no firmar sin comprobar — Flujo general de una recepción. El paso 5 es la decisión: si hay diferencia, se identifica el tipo ANTES de firmar; si no la hay, se registra conforme y se coloca. El sistema de registro y la ruta de cada incidencia los fija el procedimiento interno de Juliá (pendiente de validación).

PREVISIÓN: localiza el pedido y ten el albarán delante. Saber qué llega te dice qué mirar.
COTEJO: compara referencia a referencia el albarán contra el pedido (referencia, formato y cantidad pedida).
CONTEO: cuenta bultos y, cuando proceda, unidades; recontruenta antes de firmar. Contar no es estimar.
ESTADO: revisa integridad del envase y del palé: golpes, fugas, botes hinchados, precintos rotos, cajas abiertas.
¿DIFERENCIA?: contrasta lo contado y lo visto con el albarán. Si algo no cuadra, clasifica el tipo antes de decidir.
REGISTRO: anota SIEMPRE lo recibido y, si la hay, la diferencia, con fecha. Sin registro, la recepción no existe.
TRATAMIENTO: aplica la ruta que fija el procedimiento (aceptar con reserva, rechazar, aislar, notificar).
COLOCAR: lo conforme va a su ubicación; lo dañado o en duda se aísla e identifica para no venderlo por error.

Recontrar cuesta dos minutos; reclamar cuesta días El conteo rápido «a ojo» es la principal fuente de falsas diferencias. Cuenta los bultos enteros, abre y verifica las cajas sospechosas y vuelve a contar antes de firmar. Un recontre en el muelle evita una reclamación sin prueba y un descuadre en el inventario.

3 · Cotejar, contar y mirar el estado

Hay tres comprobaciones distintas y se hacen en este orden. Cotejar responde a «¿es lo que pedí?». Contar responde a «¿está toda la cantidad?». Mirar el estado responde a «¿llega en condiciones de venderse?». Confundirlas produce el error típico: firmar porque «el número de bultos cuadra», sin haber mirado si dentro falta producto o si un bote viene abierto.

Las tres comprobaciones de una recepción y qué mirar en cada una
Comprobación	Qué comparas	Señal de alarma
Cotejo documental	Albarán vs. pedido: referencia, formato, cantidad pedida	Una referencia del albarán que no está en el pedido
Conteo	Mercancía física vs. albarán: bultos y unidades	Bultos de menos, caja ligera, precinto roto, pallet incompleto
Estado del envase	Integridad y limpieza del bote y del embalaje	Golpes, fugas, bote hinchado, tapa forzada, caducidad próxima
Identidad	Etiqueta del bote vs. referencia anotada	Color o formato que se parece pero no es la referencia pedida
Lote / caducidad	Fecha y lote legibles cuando el producto los tenga	Caducidad muy corta o lote ilegible para un producto con vida útil

Un parecido no es una referencia No se recomienda ni se da por buena una referencia por el color del envase, el nombre comercial o el parecido con otra (límite del plan §7). Si la etiqueta no coincide con la referencia pedida, es una diferencia de identidad: se aísla y se registra, no se ubica «porque se parece».

4 · Reconocer y clasificar la diferencia

Detectar que «algo no cuadra» no basta: hay que nombrar el tipo de diferencia, porque el tratamiento depende de ello. No es lo mismo una falta (puede aceptarse y reclamarse) que un envase dañado con fuga (se aísla y puede rechazarse en el momento) o una sustitución que nadie pidió (hay que comprobar si estaba autorizada). El mapa siguiente ordena las situaciones más frecuentes y la acción general que corresponde a cada una.

Mapa de decisiones con seis tipos de diferencia: falta, sobrante, envase dañado, referencia errónea, sustitución no pedida y albarán contra pedido, cada uno con su acción general, más una nota de pendiente de validación — Qué hacer según el tipo de diferencia. Cada recuadro indica el control general que SIEMPRE se hace; la ruta exacta (aceptar con reserva, rechazar, aislar, notificar, quién decide) la fija el procedimiento interno de Juliá y está pendiente de validación.

5 · Registrar y tratar según procedimiento

Registrar no es un paso final opcional: es lo que convierte una sospecha en una diferencia demostrable. Una vez clasificada, se anota qué referencia, qué cantidad real, qué tipo de diferencia y en qué estado, con fecha, y se aplica la ruta que tenga definida la casa. Aquí es donde el procedimiento interno manda: el sistema concreto, el campo donde se abre la incidencia y el circuito de aprobación de una devolución no se improvisan. Lo que sí es universal es el orden: primero comprobar y clasificar, después registrar, y solo entonces firmar o colocar.

Recepción resuelta 1: una falta (ejemplo ficticio)

Llega un albarán simulado de un pedido de reposición por PBA. Cotejo referencia a referencia contra el pedido: todas las referencias del albarán están en el pedido. Hasta aquí, identidad correcta.
El albarán declara 20 cajas de 12 botes de una referencia de ejemplo (240 botes). Cuento los bultos: van 19 cajas completas y una caja con el precinto roto. Abro la caja sospechosa: tiene 8 botes, no 12.
Faltan 4 botes en la caja abierta y 1 caja completa respecto al albarán. Es una FALTA (cantidad), no un daño ni una referencia errónea. Total: 16 botes de menos sobre los 240 declarados.
Anoto en el albarán y en el registro de la casa la cantidad REAL recibida (224 botes) y el tipo de diferencia, con fecha. No firmo «conforme» a secas: firmo con la salvedad de la falta, si el procedimiento lo permite.
Aquí manda la casa: la falta puede aceptarse y reclamarse al proveedor, o rechazarse en el momento. La ruta exacta y quién autoriza están pendientes de validación de Juliá; yo dejo la diferencia registrada y comunicada por el cauce definido.
Las 19 cajas completas van a su ubicación. La caja con 8 botes queda identificada como recepción con falta hasta cerrar la incidencia, para no mezclarla con existencias correctas.

Recepción resuelta 2: envase dañado y sustitución (ejemplo ficticio)

En un palé de un revestimiento de ejemplo, un bote llega abollado y con una fuga en la tapa; otro viene hinchado. La cantidad de bultos cuadra con el albarán, pero el ESTADO no: es una diferencia de integridad, no de cantidad.
Que el número de bultos coincida no significa que la recepción esté bien. Un bote con fuga no se vende ni se ubica con el resto. Marco el daño en el albarán y en el registro, con fecha y referencia.
Aparto los botes dañados del flujo de venta, los identifico como «recepción dañada» y evito que acaben en estantería. Aislar es un control general: protege al cliente y conserva la prueba.
Al cotejar, aparece una referencia que NO estaba en el pedido: el proveedor ha sustituido un formato por otro. Una sustitución no pedida es otra diferencia: no la doy por buena por parecerse.
Compruebo si la sustitución estaba autorizada en el pedido. Si no lo está, la registro como sustitución no solicitada y la dejo aislada junto al daño, a la espera del tratamiento que fije el procedimiento.
Abro la incidencia por el circuito de la casa (quién decide la devolución o el reemplazo). Ese circuito concreto es una dependencia interna pendiente de validación: el control —registrar, aislar y no vender— sí es firme.

Errores frecuentes y sus consecuencias

FIRMAR CONFORME SIN CONTAR: aceptas la declaración del proveedor como si fuera tu comprobación. Si falta algo, ya no hay prueba. Prevención: cuenta y recontruenta antes de la firma.
GUIARSE POR EL NÚMERO DE BULTOS: el palé «cuadra» pero dentro falta producto o hay un bote abierto. Prevención: abre y verifica las cajas sospechosas (precinto roto, peso raro).
ACEPTAR POR PARECIDO: ubicas un formato que se parece pero no es la referencia pedida. Prevención: coteja la etiqueta contra la referencia, no contra el recuerdo.
NO REGISTRAR LA DIFERENCIA: ves la falta pero «luego lo apuntas», y luego no está. Prevención: registra en el momento, con fecha y cantidad real.
MEZCLAR LO DAÑADO CON EL STOCK BUENO: un bote con fuga acaba en estantería o en una venta. Prevención: aísla e identifica antes de colocar.
PROMETER AL CLIENTE LO QUE AÚN NO CUADRA: ofrecer una referencia cuya recepción tiene una incidencia abierta. Prevención: hasta cerrar la diferencia, esa mercancía no está disponible con seguridad.

Pon a prueba tu recepción

Une cada situación de recepción con el tipo de diferencia que es.

Ordena los pasos de una recepción desde que llega el repartidor hasta que colocas la mercancía.

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Albarán SIMULADO (datos ficticios): 20 cajas de 12 botes de una referencia de ejemplo = 240 botes. Al contar, una caja con el precinto roto trae 8 botes y falta una caja completa. ¿Cuántos botes faltan respecto al albarán? Responde solo con el número.

botes

Un compañero anota estas frases sobre una recepción. Marca las que incumplen el procedimiento de recepción.

«Firmé conforme porque el número de bultos del palé coincidía con el albarán»
«Conté, reconté y registré la cantidad real antes de firmar»
«Puse en estantería un bote abollado con fuga, total, por fuera se ve bien»
«Aislé la referencia que no estaba en el pedido y la registré como sustitución no pedida»
«La falta la apuntaré mañana, ahora no tengo tiempo»

Identifica la linea con error.

El albarán y el pedido coinciden en referencias y cantidades, pero al abrir una caja con el precinto roto faltan botes. ¿Qué es lo primero que procede?

Si el número de bultos del palé coincide con el albarán, la recepción está comprobada y se puede firmar conforme.

Clasifica cada acción según a qué comprobación de la recepción corresponde.

Cotejo documental

Conteo

Estado del envase

Memoria: tipo de diferencia y acción general

Termino	Definicion

Tarjetas rápidas de recepción

¿Qué comparo en el cotejo?

Albarán contra pedido: referencia, formato y cantidad pedida. El albarán es una declaración, no la verdad.

¿Cuándo abro una caja?

Cuando el precinto está roto, el peso no cuadra o el bulto es sospechoso. Contar bultos no es contar unidades.

Un bote se parece pero no es la referencia pedida. ¿Lo ubico?

No. Por parecido no vale: es una diferencia de identidad. Se aísla y se registra.

¿Firmo conforme si el palé cuadra en bultos?

No. Falta cotejar referencias, contar unidades y mirar el estado. El número de bultos no lo prueba todo.

¿Cuándo se registra una diferencia?

En el momento, con fecha y cantidad real. Si se aplaza, deja de ser demostrable.

¿Qué hago con un envase dañado?

Reviso contenido, lo aíslo del stock vendible, lo identifico y lo registro. La ruta final la fija el procedimiento.

Te llega un albarán simulado: el pedido marcaba 10 cajas de una referencia de ejemplo, llegan 10 bultos, pero uno es de OTRA referencia parecida y una caja viene abierta con 2 botes de menos. Con los controles de este objeto, describe en tres o cuatro frases qué compruebas, qué tipo de diferencia es cada cosa, qué registras y qué NO haces aunque «el número de bultos cuadre».

Pista

Separa las dos diferencias (una de identidad/referencia y una de cantidad/falta), recuerda aislar lo que no cuadra antes de ubicar, y deja claro que el tratamiento concreto depende del procedimiento de Juliá (pendiente de validación).

Ayuda de una pantalla: la checklist de recepción

Ten esta checklist abierta durante la recepción, no al final. Está pensada para pasarla bulto a bulto y marcar qué casilla no cuadra antes de firmar. Es una ayuda general: el formato oficial y el sistema de registro concretos los fija la casa.

Checklist de recepción en una pantalla con ocho casillas: documento, referencias, cantidades, integridad, lote/caducidad, diferencias, firma y registro, más una nota de cómo usarla — Checklist de una pantalla para usar durante la jornada. Ocho comprobaciones encadenadas: no se firma hasta pasarlas, y el sistema de registro concreto lo determina Juliá (pendiente de validación).

Web de Juliá Pinturas
Punto de partida para identificar familias y referencias del catálogo; el procedimiento de recepción y el sistema de registro se confirman con la casa.

Ventajas para profesionales
Servicios verificables de la casa; no contienen el circuito interno de incidencias de recepción.

Para dominar este tema

Lo esencial que debes saber

Recibir es comprobar qué ha llegado de verdad, no firmar lo que dice el albarán: el documento es una declaración del proveedor.
Hay tres comprobaciones distintas y encadenadas: cotejo documental (referencia/formato/cantidad pedida), conteo (bultos y unidades, recontando) y estado del envase.
Una diferencia se NOMBRA antes de tratarse: falta, exceso, envase dañado, referencia errónea, sustitución no pedida o problema de lote/caducidad.
Se registra en el momento, con fecha y cantidad real; si no se anota, la diferencia deja de ser demostrable.
Lo dañado o en duda se aísla e identifica antes de colocar: no se mezcla con el stock vendible ni se ubica por parecido.
El tratamiento concreto (aceptar con reserva, rechazar, aislar, notificar, quién decide) es una dependencia interna pendiente de validación de Juliá.

Preguntas clave del tema

¿He cotejado el albarán contra el pedido referencia a referencia, o solo he mirado el total?
¿He contado y recontado unidades, abriendo las cajas sospechosas, o me he quedado en los bultos?
¿He revisado el estado del envase (golpes, fugas, precintos, caducidad) o he firmado por inercia?
¿Sé qué TIPO de diferencia tengo y la he clasificado antes de decidir?
¿He registrado la cantidad real y la diferencia con fecha, y he aislado lo que no cuadra?

Lo que debes poder hacer

Resolver una recepción con falta, exceso o envase dañado aplicando el flujo completo sin firmar conforme sin comprobar.
Clasificar una diferencia por su tipo y describir el control general que corresponde a cada una.
Registrar una recepción y su incidencia con fecha y cantidad real, y dejar aislada la mercancía en duda.

Chequeo: recibir sin cerrar con datos sin comprobar

Se requiere 80% de aciertos para avanzar.

Siguiente: Ubicar, rotar y contar material (JUL-C08-O06). Ya sabes hacer entrar la mercancía dejando constancia de lo que de verdad llegó; el siguiente paso es colocarla, rotarla y reconciliar el recuento sin ajustar datos sin permiso.