Solicitar reposición mediante PBA

Un hueco en la estantería no es una orden de compra. Una petición de reposición es la comunicación formal con la que tu tienda pide al PBA, el punto o almacén central de abastecimiento de Juliá, que entre producto que falta. Su calidad se decide antes de enviarla, en dos preguntas: qué referencia exacta hace falta y cuánto de verdad. Si la referencia está mal, llega lo que no sirve y el hueco sigue vacío. Si la cantidad está mal, llega de más (dinero parado, stock inmovilizado, sitio que no tienes) o de menos (y en una semana vuelves a pedir lo mismo).

Este objeto enseña la parte generalizable del proceso: el criterio para elegir qué reponer, cómo decidir la cantidad sin caer en el «pido un palé por si acaso», cómo dejar la petición registrada de forma que no se preste a error, qué queda efectivamente confirmado después de enviarla, cómo corregirla cuando está mal y cómo hacerle seguimiento hasta que la mercancía entra en la tienda. Para los estados y las cantidades enlazamos con JUL-C08-O01 (existencias físicas, registradas y disponibles), JUL-C08-O02 y JUL-C08-O03 (solicitudes y transferencias entre tiendas) y JUL-C08-O05 (recepción y diferencias).

Lo que no se enseña todavía, y se declara bloqueado, es el flujo real del PBA: sus pantallas y pulsaciones concretas, el canal y el plazo de aprobación y los umbrales mínimos que tiene fijados la casa. El plan conserva «PBA» como denominación aportada por la empresa (§2.1) y avisa de que no se debe inventar fabricante, modelo, pantallas ni botones; por eso en este objeto no aparece ninguna captura, ningún nombre de menú ni ningún plazo como si fueran norma. La sección 6 lista los pasos bloqueados y qué hace falta para desbloquearlos.

1 · Para qué sirve una petición de reposición

Reponer es reponer lo que se ha consumido: sustituir el producto que salió (vendido, reservado o transferido) para que la tienda pueda seguir atendiendo lo que atiende cada día. Sin petición de reposición no hay entrada futura: hay un hueco, una estantería que se apaga y una venta que no puedes confirmar.

Conviene separar tres gestos que se confunden porque los tres terminan en «entra producto»:

La reposición al PBA pide a la central de abastecimiento un surtido que es responsabilidad de la casa: es el cauce normal cuando lo que falta es referencia de catálogo.

La transferencia entre tiendas (JUL-C08-O02 y JUL-C08-O03) mueve existencias que ya son de la empresa y están en otro centro: es más rápida, pero deja hueco en el sitio de origen.

El pedido directo a proveedor no lo decide el almacén de la tienda: depende de quién tiene facultad para solicitarlo.

Lo que las tres comparten es que empiezan siendo un documento: una solicitud con referencia, cantidad y destino, que alguien tiene que leer, aprobar y preparar. Y un documento ambiguo produce una mercancía equivocada.

2 · La línea temporal de una reposición

Toda reposición, se haga con el sistema que sea, recorre el mismo camino. La figura lo dibuja como línea temporal, con los dos tramos que hoy no se pueden enseñar marcados en rojo. Saber dónde está cada tramo evita el error típico: creer que la reposición termina cuando pulsas enviar, cuando en realidad termina cuando cuentas lo que ha entrado y cierras la petición.

3 · Decidir qué reponer

La decisión «qué» parece la fácil y es la que más se hace mal, porque se toma con la vista en la estantería y no con los datos. Hay dos familias de señales: las que acreditan que hace falta reponer y las que solo sugieren que puede hacer falta. Mezclarlas produce reposiciones de producto que nadie pidió y huecos reales que nadie cubrió.

La señal más fiable es el disponible registrado, no el bote que ves. Puede que veas tres envases y el disponible diga cero porque hay dos reservas y una salida de transferencias preparada; o que veas estantería llena y el disponible diga que esa referencia está comprometida en un pedido de un profesional. Si el dato y la vista no coinciden, primero se reconcilia el dato (JUL-C08-O01) y después se decide.

4 · Decidir cuánto reponer

El «cuánto» tiene dos vicios opuestos. El pedido ilimitado: pedir mucho porque «así ya no vuelvo a pedir», que inmoviliza dinero y ocupa sitio. Y el «por si acaso»: añadir unidades sin justificación, que convierten cada petición en un pequeño seguro pagado con stock. El antídoto es el mismo en los dos casos: una cantidad que se pueda explicar en voz alta.

La estructura general de la cuenta es siempre esta:

Cantidad a pedir = consumo previsto hasta poder reponer otra vez + margen de seguridad - disponible real - unidades ya pedidas o en tránsito.

El consumo previsto se estima con rotación de varias semanas, no con el mejor día. El margen de seguridad cubre la variación normal, no tus dudas. El disponible real ya lo calculaste en el apartado anterior. Y lo en tránsito resta: es mercancía que ya está pedida. Omitir ese último término es la causa número uno de reposiciones duplicadas.

5 · Registrar, enviar y confirmar

Una petición bien decidida se puede perder en tres líneas mal escritas. El contenido mínimo de una petición inequívoca y rastreable es el mismo que el de una solicitud entre tiendas (JUL-C08-O02): referencia completa, formato y acabado, cantidad con su unidad, origen y destino, motivo, fecha y quién la hace. No es relleno burocrático: es lo que permite corregirla después, y lo que te protege si alguien te pregunta por qué entraron doce botes.

Después de enviar hay que confirmar tres cosas, y conviene tener claro qué se puede afirmar y qué no. Primero, que la petición quedó registrada en algún sitio con la cantidad y la referencia que tú escribiste; una petición que no deja constancia no se puede corregir ni seguir. Segundo, quién la ve y cuándo se convierte en preparación; hoy eso es un tramo bloqueado: el canal de aprobación y su plazo no están documentados. Tercero, qué estado tiene a partir de ese momento (pendiente, en tránsito, recibido, parcial), que es lo que te permite decir algo al cliente sin prometer lo que no sabes.

Un aviso del plan (§2.1): que en la práctica la mercancía «suele llegar al día siguiente» es el funcionamiento referido por un empleado, no una garantía de entrega. Con el plazo pendiente de validación, la frase correcta en el mostrador es «lo pido ahora y te confirmo cuando esté aquí», no «mañana lo tienes».

6 · Pasos bloqueados y qué haría falta para desbloquearlos

Esta sección existe para que nadie salga de este objeto creyendo que sabe operar el PBA. Lo que sigue no se puede enseñar todavía como procedimiento ejecutable, y no por falta de importancia, sino por falta de documentación validada. Cada fila dice qué está bloqueado, por qué y qué hay que pedir o comprobar para poder enseñarlo.

7 · Corregir una petición equivocada

Las peticiones se equivocan en cuatro formas muy concretas: referencia mal (llega lo que no es), cantidad mal (de más o de menos), duplicada (pediste dos veces lo mismo porque no miraste el en tránsito) y destino o formato mal (se sirve en otro centro, o en un formato que nadie va a vender). Corregir no es solo anular: es saber en qué punto estás, porque la corrección más barata es la que se hace antes de que la petición se convierta en salida.

Antes de tocar nada, reúne cuatro datos: qué escribiste exactamente, en qué estado está ahora la petición, si algo ha salido ya del PBA y qué cantidad entra realmente por el hueco que originó la petición. Con esos cuatro datos, la decisión es mecánica y se puede explicar.

8 · Seguimiento: pendiente, en tránsito, recibido, parcial

El seguimiento es lo que separa una tienda que sabe qué tiene de una que lo supone. Una petición vive en cuatro estados y cada uno tiene una consecuencia práctica distinta para el disponible, para la promesa al cliente y para la corrección. La figura los dibuja como un recorrido con una bifurcación: cuando lo que entra es menos de lo pedido, el estado no es «recibido», es parcial, y se trata como una diferencia de recepción.

Dos controles de seguimiento que sí dependen solo de ti. Primero: si una petición lleva demasiado tiempo en pendiente y no hay forma humana de saber por qué, no abras una segunda idéntica; anota que la anterior no ha cerrado y pregúntalo por el cauce definido. Segundo: cuando la mercancía entra, la petición no se cierra sola. Se cierra cuando has contado, has cotejado contra lo pedido y has registrado la diferencia si la había. Sin ese cierre, el seguimiento pierde el sentido: tendrás dos peticiones abiertas sobre el mismo hueco.

Ayuda de una pantalla: la ficha de la petición

Ten esta ficha abierta cuando prepares una reposición. Es una ayuda general de criterio, no el formato oficial de la casa: lo que se rellena aquí es lo que debe quedar escrito, sea cual sea el sistema donde se registre.

Siguiente: Recibir mercancía y gestionar diferencias (JUL-C08-O05). Ya sabes decidir qué reponer, cuánto pedir y cómo seguir la petición; el siguiente paso es cerrar el círculo en el muelle, cotejando lo que entra contra lo que tú pediste y registrando la diferencia cuando no cuadra. Si te falta contexto sobre el disponible, repasa Existencias físicas, registradas y disponibles (JUL-C08-O01); si lo que necesitas es cubrir hoy con otra tienda, vê Solicitar material a otra tienda (JUL-C08-O02) y Preparar y registrar transferencias (JUL-C08-O03). Este objeto no declara prerrequisitos obligatorios: los cuatro son compañía útil dentro de la ruta almacen-reposicion.